Web担当者がいないため、ホームページを更新できていない。制作会社へ依頼したいものの、何を任せればよいのか分からない。
このような場合でも、Web専任者を採用しなければ運用できないわけではありません。
社内には、ホームページの目的や優先順位を決める人と、情報を取りまとめる窓口を置く。技術的な保守、ページ更新、記事制作、アクセス解析などの実務は外部へ依頼する。この役割分担ができれば、専任者がいない会社でも運用を続けられます。
重要なのは、すべてを社内で行うことでも、制作会社へ丸ごと任せることでもありません。社内で判断すべきことと、外注できることを分けることです。
Web担当者がいない会社に必要なのは、専任者より運用体制
ホームページが放置される原因は、人手不足だけではありません。
- 誰が更新を依頼するのか決まっていない
- 掲載内容を誰が確認するのか分からない
- 制作会社へ依頼できる範囲が不明
- 管理画面やアクセス解析の権限が社内にない
- 更新後の効果を確認していない
- 改善に使う予算や時間を決めていない
担当者を一人決めても、判断や依頼の流れが曖昧なままでは運用は進みません。
一方、専任者がいなくても、責任者、社内窓口、外部の運用担当者という役割を決めれば、必要なときに情報を更新し、公開後の反応を見ながら改善できます。
3つの役割を決める
Web担当者がいない会社では、次の3つの役割を整理します。
1．社内責任者
ホームページの目的、予算、優先順位を決めます。
経営者や事業責任者が兼務しても問題ありません。Web制作の技術よりも、どの事業を伸ばしたいのか、どのような相談を増やしたいのかを判断できることが重要です。
2．社内窓口
各部署から掲載情報を集め、外部の制作会社へ依頼します。
社内窓口に高度なWebの知識は必要ありません。依頼中の内容、確認期限、公開された内容を把握し、必要な情報を社内から集められれば運用できます。
小規模な会社では、社内責任者と社内窓口を同じ人が担当することもできます。
3．外部の運用担当者
契約した範囲に応じて、次のような業務を担当します。
- Webサイトの保守
- 文章や画像の更新
- ページの追加
- 記事の企画・制作
- アクセスや検索状況の確認
- 導線やコンテンツの改善
- 不具合の調査
外部の担当者は制作や分析を支援できますが、どの事業を優先するか、何を顧客へ伝えるかまでは会社に代わって決められません。
事業上の判断は社内に残し、専門的な実務を外部へ任せる形が基本です。
社内で行うこと
ホームページの目的を決める
最初に、ホームページへ期待する役割を決めます。
- 新規の問い合わせを増やす
- 営業活動の信頼材料にする
- 採用応募を増やす
- 来店や予約につなげる
- 既存顧客へ情報を提供する
- 商品やサービスを販売する
目的は一つに限定する必要はありません。ただし、何を優先するかは社内で決めておく必要があります。
目的が曖昧なまま「アクセス数を増やしたい」「記事を増やしたい」と依頼しても、事業の成果につながる施策かどうかを判断できないためです。
事業に関する情報を提供する
顧客からよく聞かれる質問、競合との違い、最近増えている相談、サービス内容の変更などは、社内にある情報です。
記事やページの文章を外注する場合でも、元になる事実や経験は社内から提供します。
Googleも、検索順位の操作を目的とした内容ではなく、利用者にとって有用で信頼できる情報の作成を推奨しています。
参考：有用で信頼性の高い、ユーザーを第一に考えたコンテンツの作成｜Google検索セントラル
公開内容を確認する
外部の制作会社が作成した内容について、次の点は社内で確認します。
- サービス内容が現在の実態と合っているか
- 料金や契約条件に誤りがないか
- 公開してよい実績や顧客情報か
- 法務や業界上の表現に問題がないか
- 問い合わせ後の対応体制が整っているか
文章として自然であっても、事業上の事実が正しいとは限りません。公開の最終判断は、内容を把握している社内担当者が行います。
契約と管理権限を把握する
ドメイン、サーバー、CMS、Google Analytics、Google Search Consoleなどの契約や管理権限は、自社でも把握できる状態にします。
外注先の個人アカウントだけで管理すると、担当者や制作会社が変わった際に引き継げない可能性があります。
Google AnalyticsやSearch Consoleでは、会社側の管理権限を維持しながら、外注先のユーザーを追加できます。
参考：
契約先や管理者が分からない場合は、設定を変更する前に現状を確認します。詳しくは、ドメイン・サーバーの管理会社が分からないときの確認方法をご確認ください。
外注できること
ホームページの運用では、専門的な知識や継続的な作業が必要な部分を外注できます。
技術的な保守
ホームページを安全に稼働させるための業務です。
- CMSやソフトウェアの更新
- バックアップ
- 障害発生時の確認
- 問い合わせフォームの動作確認
- セキュリティ上の問題への対応
- ドメインやサーバーの期限確認
IPAは、Webサイトを構成するCMSやソフトウェアを把握し、脆弱性対策を定期的に行うよう案内しています。また、更新によって既存の機能が動かなくなる場合があるため、事前の検証も必要です。
参考：安全なウェブサイトの運用管理に向けての20ヶ条｜IPA
ページや記事の更新
次のような更新も外注できます。
- サービス内容や料金の修正
- 実績や事例の追加
- 採用情報の掲載
- お知らせの更新
- ページの追加
- SEO・AIOを考慮した記事制作
- 古くなった記事の修正
記事制作を依頼する場合は、本数だけでなく、どの顧客へ何を伝え、どのサービスへの相談につなげるのかを決めます。
既存記事と似た内容を増やさないよう、記事ごとの検索意図と役割を整理することも必要です。
アクセス解析と改善
Google Search Consoleでは、検索結果に表示された回数、クリック数、検索された言葉、表示されたページなどを確認できます。
Google Analyticsでは、問い合わせ完了など、事業上重要な行動をキーイベントとして計測できます。
参考：
外注先から数値を報告してもらうだけでは、改善にはつながりません。
- どのページに課題があるのか
- どの検索ニーズへ対応するのか
- 何を変更するのか
- 変更後にどの数値を確認するのか
ここまで具体化してもらうことが大切です。
保守・更新・改善は分けて依頼する
ホームページの運用を外注するときは、保守、更新、改善の違いを確認します。
保守
Webサイトを安全に稼働させるための業務です。CMSの更新、バックアップ、不具合対応などが該当します。
更新
現在の事業内容を反映する業務です。文章や画像の変更、お知らせや実績の追加などが該当します。
改善
問い合わせや採用などの成果へ近づける業務です。アクセス解析、記事制作、導線やページ構成の見直しなどが該当します。
保守契約を結んでいても、ページ更新や改善提案まで含まれているとは限りません。
契約前に、基本料金に含まれる業務、追加費用になる業務、毎月対応できる作業量を確認してください。
運用を始める5つの手順
1．現在の管理状況を確認する
利用しているドメイン、サーバー、CMS、メール、アクセス解析などを確認します。
すべて分からなくても、確認済みの情報と不明な情報を分ければ調査を始められます。
2．ホームページの目的を決める
問い合わせ、採用、来店、販売など、ホームページで優先する成果を決めます。
目的が複数ある場合は、ページごとに役割を分けます。
3．社内と外部の担当範囲を決める
誰が情報を集め、誰が公開を承認し、誰が制作や更新を行うのかを決めます。
依頼、確認、公開の流れを簡単に決めておくだけでも、更新が止まりにくくなります。
4．計測できる状態を整える
検索状況、アクセス、問い合わせなどを確認できる状態にします。
NOEMAが担当した保守引き継ぎ事例でも、管理環境の整理とあわせてGoogle Analytics、Google Search Console、XMLサイトマップを導入し、検索状況を確認できる状態を整えました。
5．小さな改善から始める
最初から全面リニューアルする必要はありません。
- 古いサービス情報を更新する
- 問い合わせフォームを確認する
- 主要ページの導線を見直す
- 検索されている内容に合わせてページを修正する
- 顧客からよく聞かれる質問を記事にする
現在の課題に合わせて、影響の大きいものから対応します。
部分的な改善で対応するか、リニューアルするか迷う場合は、ホームページはリニューアルすべき？部分改善との判断基準も参考にしてください。
毎月確認したいこと
Web担当者がいない会社では、確認項目を増やしすぎないことも大切です。
まずは、次の内容を毎月確認します。
- 問い合わせ件数
- 検索結果の表示回数とクリック数
- アクセスが多いページ
- 更新した内容
- 対応中の課題
- 次に改善するページ
毎月大きな改修を行う必要はありません。
数値と顧客の反応を確認し、次に対応する内容を一つずつ決めます。確認する人と判断する時期を決めておくことが、継続的な運用につながります。
外注先を選ぶポイント
ホームページ運用の外注先は、制作実績の見た目だけでなく、次の点を確認して選びます。
- 保守・更新・改善の違いを説明できる
- 契約に含まれる業務が明確
- 会社側にも管理権限を残す
- 事業内容を確認してからページや記事を作成する
- 数値の報告だけでなく、次の改善案を説明できる
- 障害時の連絡方法と対応範囲が決まっている
- 契約終了時にデータや管理情報を引き継げる
月額費用だけで比較せず、毎月依頼できる作業、追加費用が発生する条件、連絡方法、契約終了時に返却される情報まで確認します。
また、外注先からの提案を社内で判断できるよう、専門用語だけでなく、実施する理由と期待できる効果を説明してもらうことも大切です。
よくある質問
Web専任者を採用しないと運用できませんか？
必ずしも専任者を採用する必要はありません。
社内に方針を決める責任者と連絡窓口を置き、保守、更新、分析などの実務を外部へ依頼する方法があります。
社内担当者にWeb制作の知識は必要ですか？
高度な制作知識は必要ありません。
事業内容や社内の優先順位を把握し、外注先へ情報を共有して、公開内容を確認できることが重要です。
保守を依頼すれば記事やページも更新してもらえますか？
契約内容によって異なります。
技術的な保守だけを対象とする契約もあるため、ページ更新、記事制作、アクセス解析、改善提案が含まれるか確認してください。
長期間放置している場合はリニューアルが必要ですか？
すぐに全面リニューアルが必要とは限りません。
現在の事業内容との違い、技術的な状態、検索流入、問い合わせ状況を確認し、部分的な改善で対応できるか判断します。
まとめ：社内に判断を残し、実務を外注する
Web担当者がいない会社でも、社内と外部の役割を整理すればホームページを運用できます。
社内では、ホームページの目的、優先順位、掲載内容、公開の可否を判断します。
外部には、技術的な保守、ページ更新、記事制作、アクセス解析、改善の実施を依頼できます。
ただし、契約や管理権限まで外注先任せにするのではなく、自社でも現在の管理状況を確認できる状態を保つことが重要です。
まずは、誰が判断し、誰が窓口になり、外部へ何を依頼するのかを整理してください。
NOEMAでは、他社が制作・管理しているホームページの引き継ぎ、保守、更新、記事制作、アクセス解析、公開後の改善まで、必要な範囲を整理して支援しています。管理情報や依頼内容が揃っていない場合も、現在分かる状況から確認できます。